Volgen

Hoe kan Embrace koppelen met SharePoint 2013?

SharePoint is een webapplicatie platform uit de Microsoft Office-server suite dat ingezet wordt als document management platform. Embrace maakt vaker voor de ontwikkeling van een social intranet gebruik van SharePoint als achterliggende document management platform met bijbehorende features (zie ook A.1, A.2, A.3, A.3-1, A.3-2 en A.4). Via een eigen ontwikkelde koppeling, genaamd Embrace SharePoint Connector (hierna: ESC), wordt een verbinding opgezet met SharePoint. ESC wordt afgeschermd doormiddel van een service account. De services zijn dus beveiligd met dit service account. De authenticatie tussen Embrace en SharePoint gebeurd op basis van uniek email adres.

A.1 Embrace teams

Wanneer in Embrace een team aangemaakt wordt, wordt in SharePoint 2013 een Team Site aangemaakt. Hierbij worden de volgende gegevens overgezet, zijnde: teamnaam, teamomschrijving en toegangsrechten (welke gebruiker mag bij het team).

Bij wijzigingen van het Embrace team worden de gegevens alleen maar één-richting op overgezet, vanuit Embrace naar SharePoint en niet omgekeerd.

A.2 Embrace leden

Leden van een Embrace team worden automatisch toegevoegd tot de desbetreffende Team Site in SharePoint. Wanneer in Embrace teamleden worden verwijdert worden deze ook verwijdert uit het Team site in SharePoint. Ook bij de leden geld dat wijzigingen één richting op zijn vanuit Embrace naar SharePoint maar niet omgekeerd.

A.3 Documenten (module)

Binnen een Embrace team kan gebruikt worden gemaakt van de documentenmodule. In de documenten module kunnen gebruikers eenvoudig mappen (structuur) aanmaken en documenten plaatsen. Denk hierbij aan verslagen, documenten waar je samen aan werkt, maar ook bijvoorbeeld interessante afbeeldingen en video’s. Daarnaast is het mogelijk om documenten en afbeeldingen snel en eenvoudig te bekijken door middel van de preview weergave.

De documentenmodule van Embrace is gekoppeld (o.b.v. ESC) met SharePoint. Wanneer in een Embrace team een gebruiker een document toegevoegd wordt deze direct geüpload naar het desbetreffende Team site In SharePoint. Documenten die door gebruikers worden toegevoegd komen alleen in SharePoint (Team Site) te staan. Embrace zal de documenten die in SharePoint (Team Sites) alleen opvragen en uitlezen. Wijzigingen in documenten en/of mappenstructuur worden in twee richtingen overgenomen, van Embrace naar SharePoint, en omgekeerd. De volgende acties worden vanuit Embrace ondersteund naar SharePoint:

  • Folders aanmaken, folders in folders aanmaken tot een totaal maximum van 250 tekens;
  • Documenten uploaden;
  • Documenten en folders hernoemen;
  • Versiebeheer, versies kunnen in Embrace bekeken worden en geopend worden, het terugzetten van versie verloopt via de Office bureaubladtoepassing (Word, Excel en PowerPoint);
  • Het open van documenten (hiermee wordt bedoelt het live bewerken van documenten via Office Web Apps, zie punt B.1);
  • Het downloaden van documenten;
  • Het verplaatsen van documenten en documentstructuren;
  • Het verwijderen van documenten;
  • Het delen van documenten met teamleden. Dit gebeurt overigens alleen in Embrace en niet in SharePoint.

A.3.1 Persoonlijke documenten (gedeelde documenten)

Persoonlijke documenten heeft vergelijkbare functionaliteiten als de beschreven Documentenmodule (A.3). De persoonlijke documenten (module) is gekoppeld (o.b.v. ESC) met SharePoint. Wanneer een gebruiker een document deelt op de tijdlijn (d.m.v. van een microblog bericht) dan wordt deze direct geüpload naar de desbetreffende My Site in SharePoint. My Site is een persoonlijke pagina binnen SharePoint. Deze documenten zijn ook inzichtelijk en doorzoekbaar voor andere gebruikers.

A.4 Profiel(velden)

Profielgegevens (specifieke velden) in Embrace kunnen op basis van ESC gesynchroniseerd worden naar My Site in SharePoint. Embrace hanteert een standaard set aan velden die gesynchroniseerd worden, deze velden zijn configureerbaar.  

Voorwaarden profielvelden

Embrace Propery SharePoint Property
EmailAdress WorkEmail
DateOfBirth  SPS-Birthday
Departments Department
FirstName FirstName
LastName LastName
Skills SPS-Skills
AddressName SPS-Location
Function SPS-JobTitle
Summary AboutMe
PhoneNumberType.Mobile  CellPhone
PhoneNumerType.Home HomePhone
PhoneNumberType.Work WorkPhone
Educations SPS-School

                  

 

 

 

 

 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen